Conditions générales de prestation

1. Le Client nous autorise à procéder à l’encaissement total, partiel ou fractionné suivant le cas, de toutes ses factures ou créances faisant l’objet de son chiffre d’affaires conventionnel « factorable ». Notre mission est strictement limitée aux activités sectorielles du Client, reprises dans la présente convention, et peut être adaptée en fonction de l’évolution du factoring en général ou de notre société. Notre mission n’emporte qu’une obligation de moyen et non de résultat. Le Client nous laisse le choix des moyens à mettre en œuvre pour la récupération de ses créances. Sauf convention préalable, le Client ne nous transmettra aucun dossier qui aurait déjà été traité par un tiers sans nous prévenir et nous fournir tous les éléments de la situation arrêtée du dossier.

2. Le Client devra nous informer de toute modification du dossier nous confié, tant dans sa situation que dans son montant. Il nous informera également sans délai de tous paiements reçus par lui sur des dossiers nous confiés, aux fins pour nous de réclamer le solde ou de mettre fin au traitement en cas de paiement intégral.
3. Dans le cas du recouvrement de dossiers antérieurs à la date de la présente, comme dans le cas de factures nous envoyées en gestion normale et qui passent en phase de contentieux, le Client nous enverra un mandat de recouvrement dûment complété et signé, ainsi qu’un historique accompagnant la copie de facture, la copie des rappels de paiement, la copie de la ou des notes de crédit à déduire ou et tous autres documents permettant d’établir et d’accélérer le compte de récupération. Le Client sera systématiquement informé de toute modification importante du dossier en encaissement ou en recouvrement.

4. Dans le cas où il ne nous serait pas transmis dans les huit jours de notre demande, toutes pièces justificatives relatives à une créance, et que par voie de conséquence celle-ci deviendrait irrécupérable, nous clôturerions notre intervention et le Client nous serait alors redevable d’une indemnité égale aux honoraires normalement dus. Notre intervention se limite aux créances non contestées, à une adresse déterminée et fournie par le Client. Nous ne procédons à aucune recherche d’adresse de débiteur ayant déménagé, et nous clôturons le dossier au quinzième jour suivant notre demande de renseignement au restée sans suite par le Client. Dans l’hypothèse d’une contestation validée aux torts du Client et survenant en cours de traitement d’un dossier chez nous, nous nous réservons le droit de mettre fin à notre intervention dans ce dossier et les honoraires de base nous restent alors forfaitairement dus. Toute mission relative à contestation ou litige entre le Client et son débiteur, faisant ainsi l’objet d’un travail non repris au barème, sera exécutée en régie ou sur devis suivant le cas, et payable suivant l’article 8 §14.

5. Tous frais quelconques de (déplacements, et/ou bancaires ou autres) afférents du au traitement d’un dossier à l’étranger sont à charge du Client. Une avance de fonds sera réclamée pour ces dossiers.
6. Nous nous réservons le droit de refuser ou de cesser le traitement de dossiers sans devoir ni en invoquer ni en justifier la raison (ex: facture contestée, dossier repris en protection de la vie privée, compensation de factures à échéance entre le Client et un de ses débiteurs, etc.). Nous ne traitons les dossiers de compensation entre Clients conventionnés chez nous que sur dérogation, et en pareil cas, avec honoraires selon devoirs. Dans ces cas, la clôture du dossier entraînera automatiquement la facturation de nos honoraires arrêtés à cette date.

7. Honoraires et frais

Nos honoraires sont calculés, suivant les modalités de notre barème, sur la totalité des sommes encaissées ou récupérées par nos soins ou par le Client. Ces honoraires sont payables par compensation ou à défaut au grand comptant, au fur et à mesure de l’encaissement des factures de débiteurs par nos soins et/ou payées par les débiteurs au profit direct du compte du Client.

Les taux de ce barème pourront faire l’objet de variations ou d’adaptations, suivant que :

1 – Le chiffre d’affaires annuel « factorable » conventionnel ne serait pas atteint en cours comme en fin de période contractuelle.
2 – Le travail accompli ou à accomplir serait différent de celui qui a été convenu au départ.
3 -La nature de l’entreprise serait ou deviendrait différente de celle annoncée par le Client au départ. Dans ces trois cas précités, les adaptations tarifaires et barémiques seront facturées avec effet rétroactif au premier jour de la convention ou, s’il a lieu, à la dernière adaptation.
4 – Si les coûts postaux et les salaires sont augmentés, une adaptation pourra également intervenir.

Des honoraires nous sont dus sur tout montant versé auprès de la SA INTERENCAISS S.P.R.L par des débiteurs, créances encodées ou non. En cas de pluralité de factures pour un même débiteur, la plus ancienne sera décisive pour l’application de nos honoraires de recouvrement. Une créance majorée des frais relatifs aux conditions de paiement du Client nous donne droit aux honoraires de recouvrement repris au point 7 de la présente.

Il est convenu qu’en toute hypothèse, les honoraires seront calculés au minimum, en référence au chiffre d’affaires « factorable » prévu. A chaque échéance contractuelle ou civile, un décompte sera établi afin de déterminer si le dit chiffre d’affaires a ou non été atteint. A défaut, nous pourrons fixer nos honoraires sur la différence entre le chiffre d’affaires réellement atteint et le chiffre d’affaires contractuellement prévu.
Nos honoraires sont facturables par 12ème au taux fixe prévu en Encaissement au point 6 de la convention, déduction faite des honoraires déjà comptabilisés par les factures encodées chez nous et payées par les débiteurs. Viennent s’ajouter à cette facturation les honoraires de Recouvrement prévus à l’article 7.

Chaque mois le Client recevra, avec sa facture mensuelle, l’historique de son encours, reprenant aussi le chiffre d’affaires déjà introduit chez nous. L’éventuelle régularisation sera opérée sur la 12ème facture et sera également payée par compensation.
A défaut de pouvoir compenser, le Client devra l’honorer dès réception. En cas de non–paiement comptant, il lui sera réclamé d’office et sans mise en demeure préalable une clause pénale de 20%, avec un intérêt de 1,5 % par mois entamé.

En fin de convention, toutes sommes versées chez nous serviront à apurer d’éventuels soldes débiteurs dus par le Client. Ce dernier se chargera, à ses seuls frais, de prévenir ses débiteurs de notre fin de la collaboration. Dans le cas de versements ultérieurs chez INTERENCAISS S.P.R.L par les débiteurs du Client, INTERENCAISS S.P.R.L transfèrera les fonds sans frais supérieurs à la commission normale, pendant les 8 jours suivant calendrier qui suivent la fin de la convention.

Toute somme perçue après cette date sera rétrocédée au Client dans les trente jours de sa réception, moyennant déduction et facturation d’une commission d’encaissement/recouvrement forfaitaire égale à : en encaissement, 10% sur tout montant perçu inférieur ou égal à 500€ + 5 % sur l’excédent : en recouvrement, 20% sur tout montant perçu en sus d’éventuels frais d’avocat, de justice ou tous autres à justifier par nous. Sauf dérogation écrite, la fin de la convention clôture automatiquement tous les dossiers en cours, au stade atteint à cette date, et les honoraires seront calculés suivant ledit stade atteint.

En cas de résiliation anticipée de la convention par le Client, pour quelque motif que ce soit, entre autres la cession de son entreprise à un tiers, le solde des honoraires sera facturé et payé par compensation s’il y a lieu, ou à défaut devra être versé au grand comptant par le client. Dans cette hypothèse, une indemnité de rupture sera due en sus, et sera calculée sur le chiffre d’affaire « factorable » devant être atteint pour la période contractuelle.

En cas de cession de son entreprise à un tiers, le Client doit nous en prévenir 60 jours avant la date effective de prise d’effet de cette cession, et il est dans l’obligation d’informer ce tiers de la présente convention. A défaut, nous procéderons à la clôture de la convention, tous frais à charge du Client.
Clause résolutoire expresse : l’objet principal de la convention, en ce qui concerne le Client, étant de transmettre à la S.P.R.L Interencaiss toutes les factures qu’il trace, au moins dans les limites du chiffre d’affaires conventionnel dont question ci-dessus, il est expressément prévu entre les parties que dans l’hypothèse où le client encaisse et/ou recouvre ses créances lui-même, volontairement, il est en défaut de respecter ses obligations essentielles prévues à la convention. Dans ce cas, la SA Interencaiss pourra considérer qu’il s’agit d’une cause de résolution expresse et automatique de la convention. Dans ce cas, à titre d’indemnité de rupture, le client restera devoir une indemnité forfaitaire calculée sur le chiffre d’affaires « factorable » devant être atteint jusqu’au terme de la période contractuelle.

8. Dans le cas où, mandatés par le Client, et sans aucune intervention de ce dernier dans le recouvrement d’une créance litigieuse ou en contentieux, notre mission n’aboutirait à aucun résultat positif, aucune indemnité de quelque nature que ce soit ne pourrait nous être réclamée, et aucuns honoraires ni indemnités ne seraient dus par le Client, hormis les avances de fonds, ainsi que les honoraires sur les dossiers clôturés par des traites ou des chèques même non à terme ou sans provision, La visite avec rapport d’un de nos délégués au domicile du débiteur, et/ou un plan d’apurement signé par le débiteur sont repris comme résultats de mission positifs.

9. Dans le cadre d’une créance demandée en recouvrement judiciaire en suite de notre intervention, et à la demande écrite du Client de transmettre le dossier litigieux à l’avocat librement choisi par lui, nos honoraires seront réduits forfaitairement à 50% de notre commission de recouvrement avec un minimum de 50 €, quel que soit l’aboutissement de ce dossier en justice. Ces honoraires seront donc payables avant remise du dossier constitué par nos soins à cet avocat.

10. Dans le cadre d’une mission ou d’une créance annulée par le Client, en cours ou en fin de convention, quel qu’en soit le motif, ainsi qu’une intervention du Client dans sa créance pendant son traitement par nos soins, le dossier sera impérativement clôturé par nous, et les honoraires nous resteront dus en intégralité par le Client aux conditions barémiques en cours à la date de l’annulation de clôture du dossier, en sus de tous frais généralement quelconques (dossier, administratifs, déplacements….) et ce, quel que soit la situation du dossier à cette date. Sauf dérogation écrite par nous, il en va de même pour tous dossiers en cours qui se clôturent d’office au stade atteint en fin de convention, sans qu’il nous soit obligatoire pour nous de faire rapport justificatif du travail accompli ou non, et le solde des mandats non utilisés nous est abandonné. Une fin de collaboration entre parties signataires de la présente peut être déclarée effective lorsque nous ne recevons plus de factures à gérer pendant une période de soixante jours calendrier. Dans ce cas, il sera fait application de l’article 7 ci-dessus.

11. Dans le cadre de restitution de marchandises par un débiteur défaillant, sur base de la clause de réserve de propriété incluse dans les conditions générales de vente du Client, et sous réserve de leur éventuelle dépréciation, le montant de nos honoraires sera calculé sur base de la valeur vénale des marchandises au moment de la restitution.
12. Au résultat par notre enquête d’une créance abandonnée totalement ou partiellement pour cause d’irrécouvrabilité ou d’insolvabilité du débiteur, et à la demande du client, deux attestations originales destinées au Ministère des Finances (contributions fiscalité et tva) lui seront envoyées, lui permettant ainsi de récupérer la tva et d’introduire le net de la facture en fiscalité. Dans ce cas, comme en cas de faillite du débiteur, nos honoraires sont dus comme précisé au point 7 de la convention.

13. Convention de Gestion de factures / Assistance Commerciale et Juridique Entreprise.

Les frais fixes uniques de mise en œuvre du factoring représentent l’enregistrement e démarrage de la convention et la création du dossier Client, en ce compris l’encodage et la mise en place du système de la cellule informatique individuelle, ainsi que les étiquettes pour factures ainsi que les courriers de partenariat commercial à envoyer à toute la clientèle existante et future. Ces frais uniques sont forfaitaires et, quel que soit le type d’entreprise, le chiffre d’affaires ou le genre de convention, sont payables dès la signature de la convention. Ils ne sont jamais remboursables, quel que soit l’aboutissement de cette convention. La durée de l’Assistance Commerciale et Juridique est de même périodicité que la convention mais est facturable annuellement. A la fin de cette période, Elle se renouvelle tacitement d’année en année à moins qu’elle n’ait été résiliée de part ou d’autre trois mois au moins avant l’expiration de la période en cours. Sauf dérogation écrite, cette cotisation est payable à la signature de la convention.

14. Versement au Client et paiement compensatoire.

Hormis en période de congés annuels, dans les 5 jours ouvrables de la semaine qui suit l’encaissement total ou partiel de chaque créance, un relevé de compte hebdomadaire sera établi et envoyé au Client. Les montants encaissés ou récupérés repris sur ce relevé seront versés également dans ces mêmes conditions. Tout chèque de paiement de créance nous envoyé par un débiteur ne sera transféré au compte du Client qu’à partir du 20ème jour de sa date de réception ou d’émission, ceci afin d’éviter les comptes et décomptes sur retour de « chèque sans provision ». Tous montants nous restant dus par le Client, à quelque titre que ce soit, pourront être automatiquement compensés sur les montants encaissés ou récupérés par nos soins. Il en va de même pour une convention en personne physique remplacée par une convention en personne morale ou l’inverse, ainsi qu’en cas de cession de l’entreprise du client à un Tiers, notre créance étant automatiquement transférée à ce Tiers. A défaut de pouvoir compenser, les montants restants dus nous seront versés dès réception de notre relevé de compte par le Client ou par le Tiers. Toutes nos prestations, tant au départ qu’en cours de convention, sont payables au grand comptant ou par compensation.

15. Traitement des données à caractère personnel

Dans le cadre de leurs relations contractuelles, les parties s’engagent à respecter la réglementation en vigueur applicable au traitement des données à caractère personnel et, en particulier, le règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27/04/2016 (RGPD). Interencaiss S.P.R.L. collecte et traite les données d’identité et les coordonnées qu’il reçoit du client concernant le client lui-même, son personnel, ses collaborateurs, ses préposés, ses clients et toute autre personne de contact utile. Les finalités de ces traitements sont l’exécution de cette convention, la gestion des clients, la comptabilité et les activités de prospection directe, tel que l’envoi d’informations promotionnelles ou commerciales. Les bases juridiques sont l’exécution d’un contrat, le respect d’obligations légales et réglementaires et/ou l’intérêt légitime de Interencaiss S.P.R.L. Les données à caractère personnel précitées seront traitées conformément aux dispositions du règlement général de la protection des données et ne seront transmises qu’aux sous-traitants, aux destinataires et/ou aux tiers pour autant que nécessaire dans le cadre des finalités précitées pour ledit traitement. Le client est responsable de l’exactitude et de la tenue à jour des données à caractère personnel qu’il fournit à Interencaiss S.P.R.L. et s’engage à respecter strictement les dispositions du règlement général de la protection des données à l’égard des personnes dont il a transmis les données à caractère personnel, ainsi que concernant toutes les données à caractère personnel possibles qu’il pourrait recevoir de ses clients, de son personnel, de ses collaborateurs et de ses préposés.

Les données à caractère personnel sont conservées et traitées pour une période nécessaire en fonction des finalités du traitement et de la relation (contractuelle ou non). Les données des clients et des fournisseurs ou sous-traitants seront, dans tous les cas, retirées de nos systèmes après un délai de 7 ans après la fin du contrat sauf en ce qui concerne les données à caractère personnel que nous sommes tenus de garder pendant plus longtemps sur la base d’une législation spécifique ou en cas de litige en cours pour lequel les données à caractère personnel sont nécessaires.

Par l’accord qu’ils donnent au moment d’introduire ou communiquer leurs données personnelles ou lors de la conclusion d’un contrat avec Interencaiss S.P.R.L., le client consent à la collecte et à l’utilisation de ses données personnelles de la manière définie au présent article.

Le Client marque son accord explicite et libre pour que ses données soient utilisées et transmises à des tiers à des fins publicitaires, commerciales ou de marketing et consent à recevoir des informations sur son adresse électronique (newsletter, etc.).

Conformément à et selon les conditions de la législation belge relative à la protection des données et les dispositions du règlement général de la protection des données, nous vous informons que vous disposez des droits suivants :
Droit d’accès : le client a le droit de demander à tout moment si ses données ont été collectées, durant combien de temps et dans quel but.
Droit de rectification : le client a le droit de demander que ses données fausses ou incomplètes soient corrigées ou complétées à tout moment sur simple.

Droit à la limitation du traitement : le client peut demander une limitation du traitement de ses données. Cela signifie que les données en question doivent être « marquées » dans notre système informatique et qu’elles ne peuvent plus être utilisées pendant un certain laps de temps.
Droit à l’effacement des données (‘droit à l’oubli’) : Sous réserve des exceptions prévues par la loi, le Client a le droit d’exiger que ses données soient effacées. Si le client souhaite désactiver la possibilité pour Interencaiss S.P.R.L. de procéder à l’utilisation de ses données personnelles, il lui suffit d’écrire à l’adresse gdpr@Interencaiss.be

Interencaiss S.P.R.L. collecte des données personnelles (nom, adresse, numéro de téléphone, adresse e-mail, numéro de TVA, fichiers CODA, etc.).

Droit à l’effacement des données (‘droit à l’oubli’) : Sous réserve des exceptions prévues par la loi, le Client a le droit d’exiger que ses données soient effacées.
Droit à la portabilité des données : le Client peut demander que ses données lui soient transmises dans un « format structuré, couramment utilisé et lisible par machine ».

Droit de réclamation : le Client peut introduire une réclamation auprès de l’autorité de protection des données.

Interencaiss S.P.R.L. est autorisé à traiter pour le compte du client, responsable du traitement, les données à caractère personnel nécessaires pour fournir les services commandés.
Le Client s’engage à communiquer à Interencaiss S.P.R.L., les données relatives à ses clients comme par exemple leurs coordonnées postales, adresses e-mail, numéro de téléphone, afin que Interencaiss S.P.R.L. les utilise pour leur envoyer ses factures et éventuels rappels, mises en demeure ou toute autre communication en son nom.

Interencaiss S.P.R.L. s’engage à : (1) traiter les données uniquement pour la ou les seules finalités qui fait/font l’objet de la sous-traitance ; (2) traiter les données conformément aux instructions documentées du client ; (3) informer immédiatement le client si ces instructions constitue une violation du droit relatif à la protection des données ; (4) garantir la confidentialité des données traitées ; (5) veiller à ce que les personnes autorisées à traiter les données s’engagent à respecter la confidentialité et reçoivent une formation nécessaire en matière de protection des données ; (6) prendre en compte, s’agissant de ses outils, produits, applications ou services, les principes de protection des données dès la conception et de protection des données par défaut.

Interencaiss S.P.R.L. peut faire appel à un autre sous-traitant pour mener des activités de traitement spécifiques. Il informe préalablement et par écrit le client de tout changement envisagé concernant l’ajout ou le remplacement d’autres sous-traitants.
Il appartient au client de fournir l’information aux personnes concernées par les opérations de traitement au moment de la collecte des données. Dans la mesure du possible, Interencaiss S.P.R.L. aidera le responsable de traitement à s’acquitter de son obligation de donner suite aux demandes d’exercice des droits des personnes concernées : droit d’accès, de rectification, d’effacement et d’opposition, doit à la limitation du traitement, droit à la portabilité des données, etc.

Interencaiss S.P.R.L. s’engage à mettre en œuvre les mesures techniques et organisationnelles garantissant un niveau de sécurité adéquat pour protéger la confidentialité des données. Interencaiss S.P.R.L. notifie au client toute violation de données à caractère personnel dont il a connaissance. Au terme de la prestation de services relatifs au traitement des données, Interencaiss S.P.R.L. s’engage, au choix du client, à détruire les données ou à lui renvoyer.

Interencaiss S.P.R.L. s’engage à tenir un registre de toutes les catégories d’activités de traitement effectuées pour le compte du client.
Interencaiss S.P.R.L. met à la disposition du client, la documentation nécessaire pour démontrer le respect de toutes ses obligations et pour permettre la réalisation d’audits, y compris des inspections, par le client et contribuer à ces audits.
Le client, en sa qualité de responsable du traitement, s’engage à (1) fournir à Interencaiss S.P.R.L. les données qui font l’objet du traitement ; (2) documenter par écrit toute instruction concernant le traitement des données par Interencaiss S.P.R.L. ; (3) veiller, au préalable et pendant toute la durée du traitement, au respect des obligations prévues par le RGPD de la part Interencaiss S.P.R.L. ; (4) superviser le traitement, y compris réaliser les audits et les inspections auprès Interencaiss S.P.R.L..

16. Compétence et droit applicable

La présente est soumise à la compétence exclusive des tribunaux les plus proches du siège social de notre société ou de notre Conseil et le droit belge est d’application.