Une bonne facturation est essentielle afin de gérer les différents paiements d’une entreprise et la rémunération de ses travailleurs. Étant encadrée par la loi, il est obligatoire de suivre un bon nombre de règles lors de la gestion de sa facturation afin de ne pas être dans l’illégalité. L’ennui c’est que cela demande beaucoup d’efforts et de temps, sans oublier les éventuelles erreurs que l’on peut commettre.
Rassurez-vous, il existe quelques outils et astuces pour gagner du temps et simplifier son suivi de facturation
Quelles sont les principales règles à suivre en matière de facturation ?
Une facture obligatoire
Dans de nombreux cas la facturation est obligatoire.
Que ce soit la vente de produits, la prestation de services, l’achat de produits, … Il est important de se renseigner à ce sujet.
Une facture datée
Il est nécessaire de dater ses différentes factures :
- en fin de prestation dans le cas d’un service
- au moment de la livraison d’une commande
- lors de l’achat d’un produit
Cela dans le but de pouvoir maintenir un certain ordre chronologique
Une facture en plusieurs exemplaires
Vos factures doivent être établies en 2 exemplaires, au minimum.
Un exemplaire pour votre client et l’autre pour la comptabilité de votre entreprise.
Une facture conservée
Il est important de conserver ses factures pendant 10 ans au niveau comptable et pendant minimum 6 ans au niveau fiscal.
La digitalisation des factures
Digitaliser ses factures est un bon moyen de simplifier leur gestion.
Exporter vos documents vers différents serveurs en ligne vous permettra d’y accéder en quelques clics à tout moment et ça peu importe où vous vous trouvez. C’est aussi un excellent moyen pour trier vos différents documents et limiter les risques de pertes.
La digitalisation vous permet aussi de transmettre vos documents en un rien de temps à votre gestionnaire externe d’encaissement par exemple.
Pourquoi s’orienter vers un logiciel de facturation ?
Pour gagner un temps considérable dans la gestion de sa facturation et ne pas perdre de temps lors de la création de vos documents, choisir un bon logiciel de facturation est primordial. Il vous permettra de créer votre facture digitale et de calculer vos prix pour les transmettre directement au client. C’est aussi le moyen le plus rapide pour gérer sa trésorerie et enregistrer ses documents.
De nombreux logiciels de facturation gratuits proposent aussi une version mobile qui peut s’avérer très pratique lors des déplacements chez le client par exemple.
Les avantages d’un logiciel de facturation
Gain de temps considérable
Un des gros avantages du logiciel de facturation, c’est le temps qu’il vous fera gagner.
Depuis son interface, vous pourrez accéder et gérer tous vos dossiers en quelques clics tout en automatisant l’envoi de vos factures et rappels aux clients. De quoi vous laisser plus de temps pour gérer vos affaires et prospecter de nouveaux client »s.
Gestion de la trésorerie
Bien gérer sa trésorerie est primordial pour votre entreprise afin d’affirmer sa bonne position financière sur le long terme. L’automatisation de votre logiciel, rendra cette tache plus simple quand il faut vérifier les calculs, relancer les clients, ou encore gérer les entrées et sorties financières par exemple.
Calcul de la TVA
Fini de vous embêter à calculer la TVA en fin de trimestre pour votre entreprise car le logiciel le fera pour vous. En partageant vos accès avec votre comptable, celui-ci pourra même venir vérifier les données si nécéssaire.
Une bonne image pour l’entreprise
Une facture propre, bien faite, sans erreurs et avec toutes les informations nécessaires c’est aussi le bon moyen d’être professionnel et de faire bonne impression face au client. Placer votre logo directement sur ce document améliorera votre image de marque et la perception de votre entreprise auprès de vos clients.
Pas de soucis en cas de contrôle
Un point très important pour une entreprise, c’est d’être en ordre aux yeux de la loi.
Afin d’éviter les sanctions pénales et de devoir payer des sommes pouvant grimper rapidement, il est essentiel de garder une trace de tous vos documents de facturation et de savoir y accéder sans soucis. Avec un bon logiciel de facturation vous aurez facilement accès à tous vos documents.
Attention tout de même à choisir un logiciel de facturation reconnu afin de garder toute confidentialité et de créer vos factures de la manière la plus sécurisée possible. Et surtout, sans risquer d’égarer vos documents légaux en cas de soucis informatiques.
Faire appel à un gestionnaire externe de factures
Confier la gestion de facturation à un service qualifié et professionnel est un bon moyen de gagner du temps et, in fine, de l’argent. Pour préserver son image de marque et instaurer une relation commerciale basée sur la confiance, opter pour un gestionnaire externe est une solution recommandée. Autant pour le traitement des dossiers que pour un suivi financier de votre entreprise, le gestionnaire externe de facturation vous tiendra informé de toute information importante.